Recruitment Process Outsourcing tapasztalatok - Webinár összefoglaló

Az Öt Lovas webinársorozat nyolcadik epizódjához érkezett novemberben. A webinár célja, hogy különböző munkaerőpiaci szegmensek aktualitásait mutassa be többféle iparág képviselőinek szempontjából. Konkrét, gyakorlati tapasztalatokat, ötleteket, inspirációt nyújtva a nézőknek, hallgatóknak – és ennek az összefoglalónak köszönhetően, az olvasóknak is.

A webinár aktuális témája a Recruitment Process Outsourcing (RPO), vagyis amikor a cégek külső partnerek segítségét veszik igénybe a toborzási feladatok részének, vagy akár egészének ellátására.

Az IDBC 2022 elején vágott bele abba, hogy a piaci trendekhez alkalmazkodva ebben a formában is értékesítse munkaerőpiaci szaktudását.

Milyen tapasztalatokat szereztek a különböző területeken aktív cégek? Milyen üzleti igény miatt élnek ezzel a megoldással a cégek? Hogyan lehet a toborzás folyamatába beilleszteni a külső munkatársakat, hogyan oszlanak meg a feladatok a belső és külső kapacitások között?

Ezekre, és más egyéb izgalmas kérdésekre adtak válaszokat vendégeink:

Rácz Márta, a DEKRA IT Nearshore Centerének vezetője,

Pál Dóra, a SIEMENS Mobility Kft. Talent Acquisition & Employer Branding Managere,

Székelyné Flekács Erika, az Újház Zrt. Senior HR Generalist munkatársa,

Papp Emma, az IDBC Permanent Placement Recruitment & Execuitve Search vezetője.

A webinár moderátora, szokás szerint, Illés József, az IDBC vezetője volt.

A beszélgetést egy „toborzási körkép”-pel kezdtük: mekkora csapattal dolgoznak a képviselt cégek, és milyen kihívások jellemzik a nap működést?

Hogyan és miért veszik igénybe a cégek az RPO szolgáltatást?

Pál Dóra 2018 óta felelős a legénységért a Siemens Mobility fedélzetén, először egyedül látta el a feladatot, diákok segítségével, évi 50-60 IT felvétellel. Idénre ez megváltozott, egy teljes állású és egy részmunkaidős kolléga is csatlakozott, leginkább azért, mert egy ún. „mérnöki központ” felépítésén kezdtek dolgozni, amit belső tenderen lehet elnyerni. Az RPO különösen abban volt hasznos megoldás, hogy az egyik kolléga háromhónapos külföldi távollétét sikerült vele áthidalni.

Rácz Márta elmondta, hogy a Dekra 2020 szeptemberében nyitott nearshore centert Budapesten. A létesítmény a globális folyamatokra reagálva jött létre, korábban a DEKRA minden országban üzemeltetett IT telephelyet. Az itt dolgozó csapat 85 fős, amit 163 főre szeretnének duzzasztani, jelenleg is van 44 nyitott pozíciójuk. A masszív feladaton jelenleg négyfős recruiter csapat dolgozik, és ehhez RPO-kapacitást is igénybe vesznek. Mivel a recruiter csapatot még csak idén nyáron építették fel, nagy szükség volt a kihelyezett, tapasztalt, gyorsan bevethető munkaerőre, hiszen ez még a junior kollégák számára is jelent fejlődési lehetőséget a tudásmegosztás révén.

Székelyné Flekács Erikától megtudtuk, hogy az Újház Zrt. számára a jelentkezők alacsony száma jelenti a fő kihívást jelenleg. A hosszabb ideje betöltetlen pozíciók között akadnak kritikus fontosságúak is, ezért folyamodnak az RPO-szolgáltatás igénybevételéhez. Ettől azt remélik, hogy nagy számban tudnak előszűrt, releváns jelöltekhez jutni az IDBC adatbázisai révén. Erika úgy értékeli, hogy az RPO jobb ár-érték arányú megoldásnak tűnt az előkészítés során, mint a hagyományos fejvadászat.

Illés József a cégek tapasztalataira reagálva elmondta, hogy az IDBC idén, 2022 elején indította el az RPO-szolgáltatást, és nem volt könnyű megszerezni az első ügyfeleket, mert a cég márkaneve még nem számított igazán bejáratottnak, és az ügyfelek ilyen téren inkább a globálisan ismert nevekhez fordulnak. Nagy volt az öröm, amikor 2022 tavaszán aláírták az első RPO-szerződést, amit aztán több követett. József szerint ez annak is köszönhető, hogy a munkaerőpiacon az elviselhetetlenségig fokozódott a nyomás, az IT-szakemberek iránti szükséglet miatt a toborzó kapacitásokra is óriási lett az igény.

Papp Emma erre az időszakra úgy gondolt vissza, hogy minden egyes RPO-kihelyezés újabb értékes tapasztalatot jelentett, amit a kollégák megosztottak egymással. Ez először egy új, különleges, idegen terület volt, az IDBC szakemberei közül is csak kevesen mertek „kimerészkedni” más céghez. József is meg tudta erősíteni, hogy hosszadalmas bátorításra és alapos felkészítésre volt szükség ahhoz, hogy egy recruiter belevágjon egy ilyen feladatba.

De napjainkban már ott tartunk, hogy a recruiterek maguktól jönnek, érdeklődnek, hogy „lesz valamikor RPO? Én is nagyon szívesen mennék!”.

Ez a feladat különleges lehetőségeket kínál: a szakértők beleláthatnak más cégek életébe, pulzálásába, mindennapjaiba, a csapatépítőktől kezdve a HR-menedzsment meetingig. Az első kihelyezett recruiter kollégák pedig az „úttörők”, akiknek a tapasztalataira alapozva már mások is követik ezt az utat. A belső tapasztalat megosztásra nagy hangsúlyt fektet az IDBC, és így gyorsan fejlődik a szolgáltatás.

Persze felmerül a kérdés: hogyan történik ez az ügyféloldalon? Hogyan készültek fel a cégek egy külső recruiter időszakos befogadására?

RPO onboarding tapasztalatok

Rácz Márta nyíltan beszámolt a tapasztalatokról, beleértve azt is, hogy ma már néhány dolgot másként csinálna: a kihelyezés kezdetén a gyorsaságra, a dinamikus onboardingra helyezték a hangsúlyt, és úgy gondolja, hogy a következő ilyen alkalommal nem próbálnák meg ennyire lefaragni az előkészítésre szánt időkeretet. A gyorsított onboarding miatt a recruiter nem tudta elég alaposan megismerni azokat a csapatokat, ahová toboroznia kellett, így ezeket a köröket később úgyis le kellett futni.

Elmondta azt is, hogy az elképzelésük szerint, némileg lesarkosítottan, egy „szolgáltatást vesznek igénybe”, amivel együtt jár, hogy az illetőnek„a lelke az IDBC, a munkája a DEKRA”. Jogosan merülhet fel a szolgáltatás mérlegelésekor a cégvezetőkben ez a kétely: mennyire lesz motivált valaki, aki külső csapattagként segít be? Aztán a tapasztalatok ezt felülírták, ma már a nearshore center vezetője is úgy gondolja, hogy az RPO során a recruiter számára aktuálisan a partnercég a legfontosabb, mer aktuálisan ott akar szakmai sikereket elérni.

A „megbízói identitás” megismerése, belső felépítése egy kulcseleme az ilyen együttműködésnek. A Siemens Mobility igyekezett tudatosan kezelni az RPO előkészítését. A vasútipari IT területén akár emberéletekre is kiterjedő kockázatok miatt igazán kemény, részletes interjú folyamatokon kell átmenni a felvétel során. Pál Dóra szerint fontos, hogy a domain gyors elsajáítása mellett az RPO recruiter képessé váljon a vállalat speciális „ízeinek” átadására is. A vasút sokak számára egy nem túl izgalmas valami, viszont itt bizonyos szerepkörökben a legmodernebb technológiák alkalmazására van szükség. A recruiternek tudnia kell mindezt megfelelően tálalni, kommunikálni.

Sokat foglalkoztak az első 2-3 hétben azzal, hogy a recruiter megismerje a mindennapi feladatokat, a vállalati kultúrát, a juttatások rendszerét, és fel tudja ismerni azokat az embereket, akik emberileg is jól illeszkednek ebbe a közegbe. Mindebben még az jelentettextra kihívást, hogy mindössze kétszer találkoztak személyesen az új kollégával: amikor átadták neki az eszközöket, és amikor a projekt végén leadta azokat.

Az Újház Zrt-nél áthidaló, kiegészítő megoldásként éltek az RPO-val, hogy amíg az új kolléganő betanítása befejeződik, addig működjön ez a plusz erőforrás a HR-területen. Székelyné Flekács Erika kiemelte, hogy a teljesen remote, heti 3 napos, részmunkaidős együttműködés milyen flottul ment: ez részben annak is köszönhető, hogy kidolgoztak egy módszert a jelöltek státuszainak napi nyomonkövetésére.

Ha már szóba került a részmunkaidő, Papp Emma elmondta, hogy hogyan tud működni egy ilyen „kétlaki” megoldás a recruiternél, illetve hogyan lehet azt biztosítani, hogy az RPO során a kolléga ne essen ki teljesen az eredeti munkahelyéről, hogy ne azt érezzék, hogy kiszakadtak a közösségből, hanem azt, hogy két közösségnek váltak a tagjaivá.

Az egyik erre használt eszköz a napindító standup, amiben minden kolléga részt vesz. Ezt annyira komolyan veszik, hogy ha valaki egy olyan kihelyezésen van, ami nem teszi lehetővé a részvételét, akkor Emma külön egyeztetett, rendszeres megbeszéléseket tart vele. Ennek az emberi oldala még fontosabb, mint a szakmai.

Teljesítményértékelés, KPI a kihelyezett recruitingban

A webinár következő szakaszában a különböző szerződési modellekről, és egyedi kihelyezési sztorikról esett szó, (A belső nézőpontokért érdemes meghallgatni ezt a podcast-epizódot!) majd a résztvevők kaptak egy igazán lényegbevágó nézői kérdést:

Valóban megéri-e ár-érték arányban az RPO, és ha igen, akkor miért?

A kérdés azért is jó, mert az RPO költsége egyértelmű: annyi, amennyire leszerződik a megbízó, de az, hogy cserébe mit kap, már nem annyira transzparens, nem könnyű lefordítani a számok nyelvére.

Egyrészt azt érdemes ilyenkor beszámítani, hogy milyen elvi és gyakorlati költsége van annak, ha nem vesznek fel külső recruitert? Hiszen általában van valamilyen időbeli nyomás, sürgősség, igény az extra kapacitásra, ami miatt egyáltalán mérlegeli egy cég, hogy kérjen-e segítséget.

Másrészt szintén fontosak az extra előnyök: a „készen kapott”, tapasztalt kolléga, illetve az adatbázisok, amelyekkel felszerelkezve érkezik, a háttértudások, amik a cég korábbi RPO együttműködéseiből és egyéb munkaerőpiaci tapasztalataiból származnak. Tehát itt „beépített” képzési költségeket, licenszdíjakat kap az ügyfél, a recruiter alakjában.

Pál Dóra azt emelte ki, hogy az RPO keretében nem egyszerűen egy extra embert kap a céges HR, hanem hozzáférést a recruiter cég specifikus szaktudásához és eszköztárához: az ő konkrét esetükben nyáron adott egy jelzést az IDBC-nek, hogy kétségei vannak a szerződésben rögzített sarokszámok teljesülésének esélyeivel kapcsolatban. Nem úgy tűnik, hogy meglesz a sikeresen lezárt toborzások száma. Erre az IDBC egyszerűen extra sourcer kapacitásokat bocsátott a Siemenshez kihelyezett kolléga rendelkezésére, hogy ezzel kicsit „felskálázza” az ő kapacitásait. Ez a Siemens talent acquisition managere számára pozitívum volt, hiszen a recruiting sikeressége mindig többtényezős, szinte sosem lehet egyértelműen csak a recruiter kolléga tevékenységének, vagy a csomag vonzerejének, vagy egy ügyes marketing-megoldásnak a számlájára írni.

Tehát „ár-érték” kalkuláció során ez egy fontos példa a megbeszélteken akár túlmenő segítségre, egy fix díjas együttműködés esetében.

Pál Dóra azt is aláhúzta, hogy a szokásos fejvadászathoz képest ez a megoldás árban is bőven kompetitív, tehát nem kellett különösebben győzködni a vezetőséget: már előre látszott, hogy ez jól fog működni.

Székelyné Flekács Erika pedig arra hívta fel a kérdező figyelmét, hogy a meghirdetett pozíciókra szánt bérezés benne van a cég tervezett költségvetésében. Vagyis az a pénz, amit „megtakarít” egy vállalat azzal, hogy 1-2, vagy még több hónapig nem tud betölteni egy pozíciót, nyugodtan elkölthető RPO-ra.

Reméljük, összefoglalónkat hasznosnak találtad (a megosztásokat köszönjük!), és ezzel kedvet csináltunk ahhoz, hogy a következő webinárt akár élőben kövesd, vagy egy regisztráció után megtekintsd a felvételt. Már 100 feletti HR-szakember és érdeklődő követi a webinárjainkat élőben – pattanj nyeregbe velünk te is, és tarts az Öt Lovassal!

Ha szívesen megnéznéd a teljes beszélgetést, a videó itt ingyenesen megtekinthető: