Új környezet, régi tudás: PM-ként projektátadás idején

Az IDBC-ben kiemelten fontos szerep jut a projektmenedzsmentnek, hiszen 150+ saját IT csapatunkban tapasztalt PM-ek és Business Analystek is helyet kapnak. Hegedüs Kristóf, Head of Project Management & Business Analysis Business kollégánk a Bulletproof podcast házigazdája például belső képzéseket is tart projektmenedzsment eszközökről és módszertanról, amit különböző területekről érkező kollégák is felhasználhatnak mindennapi munkájuk során. Az alábbiakban ebből hozunk egy kis ízelítőt. 

Amikor új helyre érkezünk, vagy amikor egy már folyamatban lévő projektet veszünk át, kulcsfontosságú, hogy tudatosan és felkészülten lépjünk a színre. A következőkben két fontos fókuszpontot emelünk ki, amelyek segítenek a zökkenőmentes átállásban és a sikeres projektvezetésben. 

Milyen szakmai értékeknek kell megfelelnünk? 

A projektvezetői, streamvezetői vagy alprojektvezetői feladatkörök speciális elvárásokkal járnak, hiszen ezek a szerepek mások irányításáról is szólnak. Ez azt is jelenti, hogy mi vagyunk felelősek a projekt sikeréért, ezt a felelősséget pedig nem delegálhatjuk másnak. Természetesen nem kell mindenhez nekünk értenünk a legjobban, erre vannak az egyes szakembereink, de nekünk kell pontosan átlátnunk a projekt célját, feladatköreit és a megvalósítás módját. Ugyanígy a mindennapi operatív feladatvégzésben is nekünk kell tudnunk, hogy áll a projektünk, és mik a következő lépések. 

Projektvezetőként folyamatosan egyensúlyoznunk kell a különböző kérések és elvárások között, hogy a delivery és a megrendelői oldal érdekei is érvényesüljenek. Ennek köszönhetően több irányból is bizalmi pozíciót élvezünk, amivel viszont nem érdemes visszaélni. A mi fő célunk, hogy a feladat le legyen szállítva, és akkor leszünk sikeresek a szakmánkban, ha ezt következetesen hozni tudjuk, annak ellenére, hogy egyes feladatok nem rajtunk múlnak közvetlenül. 

Mire figyeljünk, amikor új helyre érkezünk? 

1. Kapcsolatfelvétel a vezetővel: Az első lépés az, hogy azonnal azonosítsuk a csapatunk vezetőjét, és felvegyük vele a kapcsolatot. Érdemes egyeztetni a munkavégzés kereteiről, elvárásokról és a legfontosabb szabályokról. 

2. Helyi szabályok és módszertanok megismerése: Gyűjtsük össze a helyi projektmenedzsment szabályozásokat és módszertani leírásokat. Ismerjük meg a szervezeti struktúrát, és azonosítsuk a projekt szponzorának helyét. 

3. Információgyűjtés a projektről: Szerezzünk be minden elérhető információt a projektünkről, és rendszerezzük ezeket. Készítsünk ábrákat az összefüggésekről, hogy átlássuk a helyzetet. 

4. Kulcsérintettek azonosítása: Ismerjük meg azokat a kollégákat, akik a legnagyobb segítséget jelenthetik számunkra a napi munkában, és vedd fel velük a kapcsolatot. 

5. Szervezeti kifejezések megismerése: Ismerjük meg a cégnél használatos rövidítések és betűszavak jelentését. Ha szükséges, üljünk le valakivel, hogy elmagyarázza a legfontosabbakat. 

Futó projekt átvételekor: Milyen lépéseket tegyünk? 

1. Problémák azonosítása: Amikor egy már futó projektet veszünk át, fontos, hogy gyorsan jelezzük a feltárt problémákat (pl. költségvetés, ütemezés). Ne felejtsük el, hogy az átvétel után már mi vagyunk a projekt vezetői. 

2. Korábbi vezetővel való információcsere: Amennyiben lehetséges, beszéljünk a projekt korábbi vezetőjével a projekt állapotáról, a költségvetésről, az ütemezésről és a kockázatokról. 

3. Kulcs tagok bevonása: Hívjunk össze egy megbeszélést a projekt kulcs tagjaival, hogy közösen értékeljük a projekt helyzetét és a legfontosabb kockázatokat. 

4. Formális átadás-átvétel: Tartsunk formális átadás-átvétel megbeszélést, ahol rögzítjük a projekt alapinformációit (költségvetés, ütemezés, kockázatok) és dokumentáljuk az elérhető információkat. 

5. Pénzügyi helyzet tisztázása: Tartsunk egyeztetést a projekt pénzügyi helyzetéről, hogy tisztában legyünk a rendelkezésre álló forrásokkal. 

Összegzés 

Mind új helyre érkezéskor, mind pedig futó projektek átvételekor kulcsszerepe van a tudatos felkészülésnek és a proaktív kommunikációnak. Az IDBC-nél a projektvezetők felelőssége, hogy a csapat munkáját zökkenőmentesen irányítsák, és biztosítsák a projektek sikeres megvalósítását. Az alapos tájékozódás és az érintettek bevonása a legjobb alapja a sikeres projektvezetésnek. 

Ha érdekel a téma, kövess minket social media felületeinken, ahol rendszeresen osztunk meg érdekes cikket IT és projektmenedzsment témában, illetve hallgasd meg a Bulletproof podcast adásait, ahol tapasztalt szakemberektől tanulhatsz szórakoztató formában. 

Reméljük hasznos volt számodra ez a cikk. Amennyiben téged is terhel a fluktuáció, vagy nyitott pozícióid betöltése, és szeretnéd a toborzási folyamataidat a következő szintre emelni, iratkozz fel hírlevelünkre a legfrissebb hírekért és trendekért. Vedd fel velünk a kapcsolatot, hogy együtt nézzük meg, hogyan segíthetnek innovatív recruitment eszközeink és szolgáltatásaink téged és a vállalatodat a tehetségek megtalálásában és megtartásában.  

Ha pedig karriertanácsok érdekelnek inkább, látogass el weboldalunkra a legfrissebb állásajánlatokért és karriertanácsokért. Egyedül sokszor megterhelő tud lenni az álláskeresés. Ebben tud segíteni egy felkészült tanácsadói csapat, akik szakmájukból adódóan minden nap munkaerőpiaci kérdésekben segítenek céges ügyfeleknek és álláskeresőknek egyaránt. Ha érdekel, hogy tudunk díjmentesen állást találni neked, olvasd el cikkünket a témában, vagy vedd fel velünk a kapcsolatot a cv@idbc.hu címen. Mi itt vagyunk, hogy támogassunk ezen az úton. Lépj kapcsolatba velünk, és tedd meg a következő lépést a karrieredben!