A toborzásnak vannak olyan könnyen számszerűsíthető, valamint elsőre nehezebben látható költségei is, amelyekkel érdemes már a tervezés során számolni. Sorozatunk előző részében megnéztük, milyen típushibákat vétenek a cégek a recruitment folyamán, most arra fókuszálunk, hogy ezek a baklövések milyen monetáris következményekkel járhatnak.

A munkaerő-váltások nemcsak a munka minőségét veszélyeztetik, hanem sok pénzbe is kerülnek a cégeknek. Nézzük meg, mit mondanak a számok: az Ernst & Young-nál egy junior könyvvizsgáló távozása és helyére egy új munkaerő felvétele a kilépő éves fizetésének 150%-át teszi ki. A Merck and Co. gyógyszergyárnál egy munkaerőváltás a szervezetet elhagyó éves fizetésének 150 és 250%-a között mozog. A Journal of Accountancy egyik tanulmánya szerint egy szellemi dolgozó cseréjének ára a kilépő munkaerő éves fizetésének 93 és 200%-a közé tehető. Az adatokat alátámasztják az American Management Association számításai is, amelyek az éves fizetés 25 és 200%-a közé teszik a munkavállalók fluktuációs költségeit – függően a munkakör szellemi vagy fizikai jellegétől, valamint a szervezetet elhagyó dolgozó képességeitől és az általa vállalt felelősségektől.[1]

Az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma szerint egy rossz munkaerő-felvétel átlagos költsége a munkavállaló első évi keresetének akár 30%-át is elérheti. A Link Humans vezérigazgatójának egyik jelentése szerint azonban az átlagos költség akár 240 000 dollárra is rúghat, amely a felvételre, megtartásra és fizetésre vonatkozik. A magyar piacon ezek a számok természetesen máshogy alakulnak, de szakértőink tapasztalata alapján az arányok megegyeznek a nagyságrendi különbségek ellenére.

        A toborzás látható költségei

A toborzás látható költségei azok, amelyek könnyen mérhetők és nyomon követhetők. Ide tartoznak például a következők:

A hirdetési költségek: ezek a költségek függenek a hirdetés típusától, időtartamától, helyétől és hatékonyságától. A hirdetési költségek magukban foglalhatják a hagyományos média, az online platformok, a közösségi média, a toborzó ügynökségek és a referral programok költségeit.

A kiválasztási költségek: ezek a jelöltek szűrésének, értékelésének, interjúztatásának és tesztelésének költségeit jelentik. Általában függenek a jelöltek számától, a kiválasztási módszerektől, a kiválasztók számától és időráfordításától, valamint az esetleges utazási és szállásköltségektől.

A beillesztési költségek: a felvett munkavállalók betanításának, képzésének, mentorálásának és támogatásának költségeit foglalják magukba. Befolyásolja a munkavállalók száma, munkakörük összetettsége, a szükséges képességek, a képzési anyagok és a képzési idő.

A toborzás látható költségei általában a toborzási költségvetés részét képezik, és könnyen kiszámíthatók és optimalizálhatók. Ezek azonban csak a jéghegy csúcsát jelentik, és nem tükrözik a toborzás teljes hatását egy vállalatra.

        Forrás: Maertz – Campion (1998) és Allen et al. (2010) alapján szerkesztette Dr. Kozák Attila (ELTE GTI)

     A toborzás láthatatlan költségei

A toborzás láthatatlan költségei azok, amelyek nehezen mérhetők és nyomon követhetők, de jelentős hatással vannak egy vállalat eredményességére, hírnevére és versenyképességére. Ide tartoznak például a következők:

A rossz toborzás költségei: a rossz toborzás akkor fordul elő, amikor egy vállalat nem találja meg a megfelelő munkavállalót, vagy olyan munkavállalót vesz fel, aki nem felel meg a munkaköri elvárásoknak, nem illeszkedik a vállalati kultúrába, vagy hamar elhagyja a vállalatot. Ennek következményei lehetnek:

> A termelékenység csökkenése: a rosszul teljesítő vagy gyakran hiányzó munkavállalók miatt a vállalat elveszítheti a potenciális bevételt, a határidőket, a minőséget és az ügyfél-elégedettséget.

> A munkahelyi morál romlása: a belső konfliktusok és szegényes csoportkohézió miatt a vállalat szenvedhet a munkahelyi stressztől, a kommunikációs problémáktól, a csapatmunka hiányától és a fluktuációtól.

> A márkaimázs károsodása: a rosszul képzett vagy kiégett munkavállalók miatt a vállalat elveszítheti a hírnevét, a bizalmát és a lojalitását az ügyfelek, a partnerek és a potenciális jelöltek körében.

> A toborzás újraindításának költségei: a rossz toborzás miatt a vállalatnak újra kell indítania a toborzási folyamatot, ami további hirdetési, kiválasztási és beillesztési költségeket jelent, valamint a munkakör betöltetlen maradásának költségeit.

> A jó toborzás elmulasztásának költségei: a jó toborzás elmulasztása akkor fordul elő, amikor egy vállalat nem tudja megtalálni vagy megtartani a legjobb munkavállalókat, akik hozzáadott értéket teremtenek a vállalat számára. Ennek költségei magukban foglalhatják a következőket:

Ø  A növekedési lehetőségek elvesztése: a legjobb munkavállalók hiánya miatt a vállalat lemaradhat az innovációról, a versenyelőnyről, a piaci részesedésről és a jövedelmezőségről.

Ø  A tehetségverseny elvesztése: a legjobb munkavállalók elvándorlása miatt a vállalat elveszítheti a tehetséges munkaerőt a versenytársaknak, akik jobb toborzási stratégiával, munkakörülményekkel és juttatásokkal rendelkeznek.

Ø  A toborzás hosszabbításának költségei: a jó toborzás elmulasztása miatt a vállalatnak hosszabb ideig kell keresnie a megfelelő munkavállalót, ami növeli a toborzási ciklus időtartamát, a munkakör betöltetlenül maradásának költségeit, valamint a toborzási erőforrások igénybevételét.

A toborzás költségeinek ezen aspektusait gyakran figyelmen kívül hagyják vagy alábecsülik a számszerűsíthetőség nehézsége miatt, annak ellenére, hogy hosszútávon nagyobb hatást gyakorolhatnak egy vállalat teljesítményére, mint a tervezett költségek. Ezért fontos, hogy a vállalatok ne csak a toborzás költségét, hanem a toborzás értékét is figyelembe vegyék.

     A számok nem hazudnak

A toborzás költségeinek megbecsülése nem egyszerű feladat, mivel sok tényezőt kell figyelembe venni, amelyek befolyásolhatják őket. Ezért érdemes különböző forrásokból és esettanulmányokból tájékozódni, hogy jobban megértsük a toborzás költségeinek jellegét és nagyságrendjét. Az alábbiakban bemutatunk négy forrást és esettanulmányt, amelyek a toborzás költségeiről szólnak különböző országokban, években, pozíciókban, és toborzási módszerekben.

– A Business News Daily amerikai üzleti hírportál 2023 októberében hozta le a „The Cost of a Bad Hire” című elemzést, amely a félretoborzás költségeit vizsgálta az Egyesült Államokban. Az idézett Northwestern Egyetem kutatása szerint egy rossz munkaerő-felvétel átlagosan 15 000 dollárba kerülhet egy vállalkozásnak, a számok pedig a szerepkörrel együtt nőnek, így a magasabb szintű pozíciók még többe kerülhetnek. Az itt számolt költségek a beilleszkedéssel és a képzéssel, a termelékenység kiesésével, a munkafolyamatok megszakításával és a munkavállalók fluktuációjával kapcsolatosak, de bele kalkulálták a folyamat újraindításának humánerőforrás-igényeit is.

– A Thryve brit toborzási tanácsadó cég 2022-ben hozott ki egy „The Impact of Making a Bad Hire” című fehér könyvet, amely a már trendnek számító tech munkaerőhiányra reagált. 162 cégben vizsgálta meg a német piacon a toborzáshoz kapcsolódó költségeket, a befektetett időt és a jelenlegi felvételi módszereket, különös tekintettel a rossz munkaerő felvételének következményeire a technológiai csapatokra. A felmérés arra kérte a vállalatokat, hogy számolják ki, mennyi pénzt veszítettek egy rossz alkalmazott miatt. Azok közül, akik megadták a költségbecslést, 35% mondta, hogy 20 000 eurót vagy többet költött. A válaszok 0 és 250 000 euró között mozogtak, átlagosan 28 706 eurót értek el. Tizennyolc válaszadó azt nyilatkozta, hogy több mint 100 000 eurót költött egy félretoborzásra, de talán még beszédesebb, hogy azok a vállalatok, amelyek 250 000 eurót költöttek, azt tapasztalták, hogy a nem megfelelő alkalmazottak több mint egy évig maradtak a pozícióban, és 4-8 hetet vett igénybe a toborzásuk.

– A CareerBuilder egy amerikai álláskereső portál, amely 2019-ben közölte a „How to Prevent Hiring the Wrong Person” címmel eredményeit.  Ezek szerint a munkáltatók 75 százaléka nyilatkozta, hogy alkalmaztak már rossz embert egy pozícióra, és azok közül, akiknél egy rossz munkaerő-felvétel hatással volt a vállalkozásukra az elmúlt évben, egy rossz munkaerő-felvétel átlagosan közel 17 000 dollárba kerül nekik.

– A Talogy egy brit toborzási szoftvercég, amely 2018-ban közölte a „The Impact of a Bad Hire” című cikket, amely a toborzás látható és láthatatlan költségeit vizsgálta az Egyesült Királyságban. A Society for Human Resource Management (SHRM) szerint egy alkalmazott felvétele átlagosan 4000 és 5000 dollár között van, a vezetői pozíciók esetében pedig ennek háromszorosa. És ez még csak azért, hogy valaki belépjen. Ha az alkalmazottról kiderül, hogy nem a megfelelő személy, a vállalat elveszíti a felvételi költséget és az esetleges képzési költségeket, valamint újra kell kezdenie a folyamatot, hogy újra betöltse a pozíciót. Ezután a vállalatok reálisan nézve könnyen elkölthetnek 8 000-10 000 dollárt vagy még többet is arra, hogy egy olyan munkatársat találjanak, aki megfelel a szerepkörnek. 

Ezek a források és esettanulmányok bemutatják, hogy a toborzás költségei jelentősek, és általában a láthatatlan költségek magasabbak a láthatóknál, valamint változhatnak ország, az év, pozíció, és toborzási módszer szerint. A sikertelen toborzás nemcsak magas költségekkel jár, hanem negatív hatással is van a vállalat hosszú távú növekedésére és versenyképességére. Ezért fontos, hogy a vállalatok hatékony és minőségi toborzási folyamatokat alakítsanak ki, amelyek segítenek a megfelelő munkaerő megtalálásában és megtartásában. A következő infografikán összefoglaljuk a toborzás költségeit különböző forrásokból és esettanulmányokból:

Összefoglalva, a toborzás egy fontos, de költséges és kockázatos folyamat, amelynek hatékonyságát és minőségét folyamatosan javítani kell. A toborzás költségei nemcsak a látható, hanem a láthatatlan költségeket is magukban foglalják, amelyek jelentősen befolyásolják a vállalat teljesítményét és eredményességét. A sikertelen toborzás nemcsak magas költségekkel jár, hanem negatív hatással is van a vállalat hosszú távú növekedésére és versenyképességére. Ezért fontos, hogy a vállalatok hatékony és minőségi toborzási folyamatokat alakítsanak ki, amelyek segítenek a megfelelő munkaerő megtalálásában és megtartásában, amelyekről cikksorozatunk következő részeiben lesz szó.

Ha segítségre van szükséged a toborzás területén, mi segítünk, akár ingyenes konzultációra, álláshirdetések kezelésére, munkaerő-közvetítésre vagy munkaerő-kölcsönzésre lenne szükséged.

[1] Dr. Kozák Anita: A stratégiai emberi erőforrás menedzsment alapjai. Eötvös Loránd Tudományegyetem Gazdaságtudományi Intézet.