Folyamat-automatizálás LinkedInen: a komplex botokkal mindenki jól járhat

Az idei ősz egyik fontos fejleménye, hogy munkához láttak első “virtuális” kollégáink. A sourcerek szakmai segítőiként funkcionáló, automatizált LinkedIn profilok meggyőződésünk szerint magasabb színvonalú és hozzáadott értékű munka végzését teszik lehetővé a számunkra – az emberi tényező az ő érkezésükkel éppenhogy felértékelődik, mivel tehermentesítik a szakértőinket.

Az egész történet azon a ponton  kezdődik, amelyik számos egyéb történetünknek, cikkünknek, szakmai anyagunknak is az origója, vagy legalábbis egyik kulcsmotívuma: nagyon nehéz jó IT toborzókat és sourcereket találni.

Ezt már több körben ragoztuk ezen a blogon is. 2021 őszén az üzleti világ egyik alapvető jellemzője az, hogy az informatikus mellett már az informatikusok megtalálásáért felelős szakértőkért is éles küzdelem zajlik.

Ha keresleti piac van, ha “sosem elég” abból, amit keresünk, akkor minden olyan eszköz és lehetőség, ami ennek a munkakörnek az ellátásában segédkezik, ugyanúgy felértékelődik.

Milyen opcióink vannak a kapacitásaink növelésére?

Először is, természetesen vehetünk fel új embereket, de éppen az a helyzet sajátossága, hogy ez nem könnyű.

Másodszor, javíthatjuk a hatékonyságot jó gyakorlatokkal, tréningekkel, korszerű szoftverekkel.

Harmadrészt viszont szembe kell nézni a globális folyamattal, amit úgy hívnak: automatizáció.

Ami automatizálható, azt hosszabb távon automatizálni is fogják.

Csak az a kérdés, hogy a trendekhez képest az élvonalban, a többséggel haladva, vagy hátul kullogva szeretnénk haladni. Az IDBC berkeiben mi az óvatos, de dinamikus és magabiztos trendkövetés hívei vagyunk, vagyis olyan szinten innoválunk, ami a piacvezetői szegmensben elvárható. Bevállaljuk ennek a kockázatait, de törekszünk azok minimalizálására.

Ez a poszt ennek a harmadik opciónak, az automatizációnak a felderítéséről szól, pontosabban valamiről, vagyis inkább valakiről (?), akit úgy hívunk, Aida.

A megfelelő emberek megtalálásának munkafolyamatában sok olyan lépés is van, amihez nem kell nagy szaktudás, és igen repetitív. A munkánk sajátossága, hogy ez is az életünk része, és elkerülhetetlenül szükséges megcsinálni ezt is ahhoz, hogy utána a magas hozzáadott értékű, igazi szakmai kihívást jelentő feladatrészekkel tudjunk foglalkozni.

Itt tehát üzleti érték van: ha a szakértelmet nem igénylő részt automatizálni tudnánk, akkor a szakértőink összességében magasabb hozzáadott értékű munkát tudnának végezni. Igazából majdhogynem triplázzuk a kapacitást így, mert nem csak gyorsabban és hatékonyabban zajlik az egyik munkafolyamat, hanem közben még magasabb értéket lehet teremteni a másik munkafolyamattal, amivel így több ideje van foglalkozni a kollégának.

 Milyen kapacitásokat tudunk felszabadítani?

Melyek ezek a magasabb hozzáadott értékű munkafolyamatok? Mit nyerünk azzal, ha az aprómunkát leépítjük?

Az intelligens információgyűjtés fázisában így jobban meg tudják ismerni a jelöltet: mélyinterjú készítés, személyiségprofil felrajzolása, motivációk feltérképezése – ez már teljesen más szint, mint átolvasni egy CV-t.

Az ügyfelek esetében az információszerzés azt jelenti, hogy a toborzó szakember igyekszik minél mélyebben megismerni a projektet, a csapatot, a kollektíva sajátosságait és a jelölteket egyénenként értékeli annak megfelelően, hogy megítélése szerint mennyire van meg a kémia, milyen jó az illeszkedés a jelölt és a munkáltatói közeg között.

Ahhoz is speciális szakértelmek kellenek, hogy a recruiter felismerje, melyek azok az értékek egy adott ügyfél ajánlatában, amelyek egy bizonyos jelölt számára kulcsfontosságúak.

A munkának ez a része garantáltan nem algoritmizálható.

Viszont ha a szoftverek elvégeznék a mechanikusabb feladatokat, akkor a kollégáink jobban tudnának fókuszálni a szintetizálásra, a jelöltek meggyőzésére, a tartós kapcsolatok kiépítésére.

Mik ezek a feladatrészek, amiknek a “kiszervezését” próbáljuk szoftveresen megoldani?

Például a közösségi média platformokon az alapinformációk megosztása, a megfelelő jelöltek paraméteres keresése és első körös megszólítása, illetve a korai egyeztetés fázisa, ahol mindig ugyanazok az alap kérdések és témák jönnek elő.

A chatbotok használata nem ördögtől való, akármelyik webáruházban böngészve is találkozhatunk ilyenekkel, vagy nagy szolgáltatók ügyfélszolgálatán is.

Aida, persze, nem csak egy chatbot.

Aida színre lép

Az általunk választott szolgáltatás már létezik a magyar piacon is. Egy ilyen folyamatnak van egy előkészítési és egy üzemeltetési fázisa.

A robotkollégát paraméterező partnerünkkel végiggondoltuk, hogy milyen célcsoportjaink vannak, illetve kitöltöttünk egy kérdőívet a cégünk sajátosságairól, amelyek befolyásolhatják, hogy milyen jellemzőkkel kellene a robotnak rendelkeznie.

Utána úgynevezett demóanyagokat állítottunk össze, vagyis gyakorlatilag bemutattuk, hogyan zajlanak ezek a munkafolyamatok és beszélgetések általában. Már itt figyelni tudunk arra, hogy a nálunk megszokott hangnem, megfogalmazás legyen használatos az automatizált üzenetekben is.

A robot természetesen a felhőben fut, akár folyamatosan is működhet, éjjel-nappal, hétköznap és hétvégén.

Ehhez a virtuális rendszerhez kapcsolódik a Linkedhelper, amivel a számunkra megfelelő, éppen használni kívánt linkeket lehet beállítani, és egy külön e-mail gyűjtő is be van rá kötve, ami továbbítja a címeket a központi adatbázisba a megfelelő egyéb paraméterekkel.

Ezután már csak élesíteni kellett, majd tesztelni. Az esetünkben mindez rutinfeladat volt, és flottul ment.

Létrehoztuk a “konzervüzeneteket”, és elkezdtük a partnerünk által készített minták alapján a kampányok előkészítését. A rendszer minden rezdülése követhető, mérhető, ezért a kampányok összehasonlíthatóak, folyamatosan tudjuk finomhangolni a beállításokat, megfogalmazásokat, vagy a profil leírását.

Például egy üzenettípust lecserélünk egy másikra, aminek a megfogalmazása más érzelmekre fókuszál. Ha mindkét üzenetet megkapta mondjuk 1000 jelölt, akkor jó eséllyel látszódni fog, hogy ennél a célközönségnél melyik a hatékonyabb.

Mire kell ügyelni, ha virtuális profilt használunk?

A téma finoman szólva is megosztó, ezt szögezzük le. Ezzel mi is tisztában vagyunk.

A közösségi médiában a “kamuprofilok” használata egy alaposan lejáratott, sokak által megvetett eszköz. És ez abból a szempontból teljesen érthető, hogy ezeket a profilokat általában nem kellőképpen körülhatárolt üzleti célokra használták, gyakran megtévesztési céllal és erkölcsileg kétséges megoldásokra.

A spammereket, phishereket és az online tér egyéb sötét figuráit mindenki megveti, nagyon helyesen.

Aida teljesen másról szól.

Először is az, hogy ő egy szoftveres eszköz, már a profiljából is azonnal kiderül, nem célunk senkit megtéveszteni. Természetesen a virtuális profiloknál ízléstelenség és aggályos lenne létező emberek arcképét használni, de erre is van már megfelelő megoldás.

Másrészt Aida nem küld spamet. Pontosan ugyanúgy és ugyanazokkal az emberekkel kommunikál, akikkel a recruiter / sourcer kollégánk is szeretne. Kizárólag az első, mechanikus lépések megtételében nyújt segítséget csapattagjainknak.

Végső soron a jelöltek számára is jobb élmény, amit nyújtani tudunk így, hiszen a robotkolléga bármikor elérhető, azonnal reagál, ráadásul gyorsabban tud releváns, pontos válaszokat adni specifikus kérdésekre is. Ez azért van, mert a program használata során tanulunk az eredményekből, és módosítani tudunk a szkripten. Egyre jobban fel tudjuk mérni, hogy mi működik. Munkakör, tapasztalat és egyéb paraméterek alapján egyre relevánsabb ajánlatokat teszünk majd mindenkinek, ahogy a chat archívumok segítségével egyre pontosabban látjuk, hogy bizonyos emberek mire kíváncsiak, mi fontos a számukra.

Ezen a ponton, ha az illető érdeklődését felkeltik az információk, és elérkezettnek látja az időt egy konzultációra, akkor azonnal elindul a folyamat és hamarosan beszélhet a szakértőnkkel. Olyan helyzetben, hogy az alapinformációkkal már mindketten tisztában vannak.

A LinkedIn természetesen igyekszik korlátozni a botok működését, ami alapvetően helyes is, mert a spamet üldözni kell, különben élhetetlenné válik az egész platform. Ezért van például a kapcsolatteremtés mennyisége limitálva. Ezek a korlátozások nem jelentenek hátrányt az olyan szolgáltatásokra nézve, mint a miénk, hiszen mi éppenhogy plusz értéket teremtünk azon a területen, amire a LinkedIn tulajdonképpen ki van találva, a jó szakmai kapcsolatok létesítésén.

Ez a “fegyverkezési verseny” a platformot optimalizáltan használók és a platformot üzemeltetők között mondhatni a természet része, így válik jobbá egy ilyen eszköz, mint a LinkedIn.

Digitális recruitment a felhőben

Ezek a technológiai fejlemények oda vezettek, hogy olyan területen tudunk dolgozni, ami még három-négy évvel ezelőtt is egy kicsit gazdátlan volt, és mindenki vadnyugatias körülmények között próbálkozott a legkülönfélébb megoldásokkal. Ehhez képest ma a LinkedIn az egész recruitment- és HR szakma legfőbb, globális digitális platformja lett. Ide terelődik most szinte minden figyelem és anyagi erőforrás, a cégek számára kiemelkedően fontos leadgeneráló lehetőség a tágabb értelemben vett B2B marketingben is, a sourcing esetében pedig különösen az.

A LinkedIn esetében máshogy működik az algoritmus, mint például a Facebookon, ezért értékesebbek az itt köttetett kapcsolatok. Vegyünk például egy szakmai esemény, webinár meghirdetését és meghívások menedzselését: ha 1000 kapcsolatot meghívunk rá, sokkal könnyebben el lehet érni akár 5-10 százalékos konverziót, mint a kevésbé karakteres Facebook esetében, vagy a meglehetősen zajos közegű és alacsonyan konvertáló direkt e-mailek segítségével.

Ezen a csatornán mindenképpen érdemesnek tűnik automatizációs segítséget igénybe venni, hogy a lehetőségek kiaknázásának ne legyen az a szűk keresztmetszete, hogy végtelenül repetitív és semmilyen szaktudást nem igénylő feladatokkal láncoljuk hozzá a jól képzett és elhivatott recruitereinket a billentyűzeteikhez.

Aida teljesítményét folyamatosan monitorozzuk, a beállításait finomhangoljuk. Az optimális forgatókönyv szerint ezt a korai munkafázist hamarosan akár teljes egészében robotok végezhetik majd, és ennek eredményeként hetente 5-10 olyan interjú előkészítésével, lefolytatásával és feldolgozásával foglalkozhatnak a szakértőink, amelyek valóban jó esélyekkel kecsegtetnek az érdeklődők sikeres elhelyezésére nézve.

Ha érdekel a téma, akkor javasoljuk, hogy hallgasd meg a Fel vagy véve! Munkaerőpiaci Podcast Fröccs 4. epizódját, és lépj be a podcast zárt Facebook csoportjába, ahol a kérdéseidre válaszokat kaphatsz a műsorban megszólaló szakértőktől!