A toborzás hatékonyságát számos mutatóval lehet mérni, de kevés olyan metrikus létezik, amely olyan közvetlenül tükrözi a folyamatok minőségét, mint a time-to-hire és a time-to-fill. A két fogalmat sokan összekeverik, holott egészen más kérdésekre adnak választ – és más problémák megoldásában segítenek. Ha pontosan tudod, melyiket mikor érdemes figyelni, a toborzási stratégiád is lényegesen hatékonyabbá válhat.

Mi az a time-to-hire?

A time-to-hire azt méri, hogy mennyi idő telik el a jelölt első jelentkezésétől egészen addig, amíg elfogadja az állásajánlatot. Ez a mutató tehát a toborzási folyamat aktív, jelölt-oldali szakaszát fogja át: a szűrést, az interjúkat, a döntési folyamatot és az ajánlattételt.

Minél rövidebb a time-to-hire, annál gördülékenyebb és vonzóbb a jelölt számára a folyamat. A legjobb jelöltek általában egyszerre több lehetőséget mérlegelnek – ha egy munkáltató lassan reagál, visszajelzést adni is késlekedik, a versenyképes jelölt egyszerűen továbblép.

Miért fontos ez a szám?

Egy elhúzódó kiválasztási folyamat többféle gondot okozhat:

• A legjobb jelöltek hamarabb kapnak ajánlatot máshonnan, és elfogadják azt
• A hosszú várakozás rontja a jelöltélményt, és negatív benyomást kelt a vállalatról
• A toborzásra fordított idő és energia aránytalanul megnő, ami a HR-csapat terhelését növeli

Ha a time-to-hire tartósan magas, érdemes megvizsgálni, hogy hol akad el a folyamat: késnek az interjúk? Nehézkes az egyeztetés? Túl sok a döntéshozó? Ezek mind olyan tényezők, amelyek ronthatják a hatékonyságot.

Hogyan számítható ki a time-to-hire?

A time-to-hire kiszámítása egyszerű: össze kell adni az egyes betöltött pozíciókhoz szükséges munkanapok számát (a jelentkezéstől az elfogadásig), majd ezt el kell osztani a betöltött pozíciók számával.

(Pozíció A munkanapjai + Pozíció B munkanapjai + …) / Betöltött pozíciók száma = time-to-hire

Mi számít jó eredménynek?

Az iparági átlag körülbelül 44 nap, de ez területenként jelentősen eltérhet. Mérnöki vagy IT-szerepkörök esetén ez az érték könnyen 60 nap fölé kúszhat a speciális elvárások és a szűkös jelöltkínálat miatt. A cél nem feltétlenül az iparági átlag alá kerülés, hanem az, hogy a saját folyamatok folyamatosan optimalizálva legyenek.

Hogyan csökkenthető a time-to-hire?

A time-to-hire javítására több bevált módszer is létezik:

Átlátható folyamatstruktúra kialakítása. A kiválasztási folyamat egyes lépéseinek, felelőseinek és határidőinek egyértelmű meghatározása segít azonosítani és megszüntetni a felesleges várakozási időket. Ha például az interjúk időpontjának egyeztetése rendszeresen több napot vesz igénybe, ennek automatizálása jelentősen felgyorsíthatja a folyamatot.

Jelöltek előzetes szűrése és folyamatos pipeline építése. A toborzás hatékonyságát növelheti egy előre szűrt jelölt-adatbázis fenntartása a gyakran keresett pozíciókhoz. A korábbi kiválasztási folyamatokban megfelelőnek bizonyult, de végül ki nem választott jelöltek szintén értékes kiindulópontot jelenthetnek egy új pozíció betöltésekor.

HR-technológia alkalmazása. Egy jelöltkövető rendszer (ATS – Applicant Tracking System) számos adminisztratív feladatot automatizálhat, többek között az álláshirdetések kezelését, az interjúk ütemezését és a jelöltek státuszának követését. A megfelelő technológiai háttér így nemcsak az adminisztrációs terheket csökkentheti, hanem a teljes kiválasztási folyamatot is gyorsabbá és átláthatóbbá teheti.

Mi az a time-to-fill?

A time-to-fill egy tágabb perspektívát nyújt: azt méri, hogy mennyi idő telik el attól a pillanattól, amikor valaki belső igényt jelent be egy pozíció betöltésére, egészen addig, amíg a kiválasztott jelölt aláírja a szerződést. Ez magában foglalja az álláshirdetés megírását, a jóváhagyási folyamatokat, a hirdetés közzétételét – és csak ezt követően kezdődik el az a szakasz, amit a time-to-hire mér.

Röviden: a time-to-fill mindig hosszabb, mint a time-to-hire, mert tartalmazza azt az előkészítési időszakot is, amely még a jelöltek bevonása előtt zajlik.

Miért fontos ez a szám?

Minden nap, amelyen egy pozíció betöltetlenül áll, valójában termelékenységi és üzleti veszteséget jelent. A projektek csúsznak, a meglévő csapattagok terhelése nő, és a szervezet rugalmassága csökken. A time-to-fill segít azonosítani azokat a belső folyamatokat – jóváhagyási körök, álláshirdetési sablonok hiánya, lassú kommunikáció –, amelyek feleslegesen nyújtják meg ezt az időszakot.

Hogyan számítható ki a time-to-fill?

A számítás logikája megegyezik a time-to-hire-éval, de a kezdőpont más: itt a pozíció belső megnyitásának napjától kell számolni.

(Pozíció A betöltési ideje + Pozíció B betöltési idej + …) / Betöltött pozíciók száma = time-to-fill

Ha egy vállalat három pozíciót 20, 30 és 40 nap alatt tölt be, az átlagos time-to-fill: (20 + 30 + 40) / 3 = 30 nap

Mi számít jó eredménynek?

Iparágtól és pozíciószinttől függően ez jellemzően 35–68 nap közé esik, és tipikusan meghaladja a time-to-hire értékét. Vezető beosztások vagy erősen specializált szerepkörök esetén a folyamat természetszerűleg hosszabb.

Hogyan lehet csökkenteni?

Standardizált jóváhagyási folyamatok. Ha minden új pozíció megnyitásakor a nulláról kell felépíteni az igénylési és jóváhagyási folyamatot, az jelentős időveszteséggel járhat. Az álláshirdetés-sablonok kialakítása és a belső jóváhagyási körök automatizálása gyorsabbá és kiszámíthatóbbá teheti a pozíciók megnyitását.

Belső előléptetés és áthelyezés. A belső jelöltek esetében nincs szükség hosszadalmas hirdetési és kiválasztási folyamatra, az onboarding pedig szintén rövidebb lehet, mivel már ismerik a szervezet kultúráját, működését és rendszereit. A belső utánpótlás rendszeres feltérképezése ezért akár hetekkel is lerövidítheti egy-egy pozíció betöltését.

Munkáltatói márka tudatos építése. Az erős és vonzó munkáltatói márka nagyobb, illetve relevánsabb jelöltkört eredményezhet. Ez csökkentheti a hirdetési és előszűrési szakaszra fordított időt, miközben növelheti a megfelelő jelöltek arányát is.

Ajánlóprogram bevezetése. A munkatársak által ajánlott jelöltek gyakran gyorsabban kerülnek be a kiválasztási folyamatba, és a szervezeti kultúrához való illeszkedésük is kedvezőbb lehet. Egy jól kialakított, akár anyagi ösztönzőket is alkalmazó ajánlóprogram így érdemben hozzájárulhat a time-to-fill értékének csökkentéséhez.

Time-to-hire vs. time-to-fill: mi a lényegi különbség?

A két mutató közötti eltérés abban ragadható meg, hogy honnan indul a mérés.

Mindkét metrika értékes – csak más kérdésre válaszolnak. Ha azt szeretnéd megérteni, hogy a jelöltek miért esnek ki a folyamatból, a time-to-hire mutatja meg az összefüggést. Ha azt vizsgálod, hogy a belső szervezeti folyamatok miként húzzák el a toborzást, akkor a time-to-fill ad pontosabb képet.

Melyikre érdemes fókuszálni?

A két mutató nem zárja ki egymást, mindkettőt érdemes nyomonkövetni. Hogy melyiket hasznosabb priorizálni, az a szervezet aktuális kihívásaitól függ.

Ha a probléma az, hogy a jó jelöltek elvesznek a folyamat során – sokáig várnak visszajelzésre, vagy gyorsabb döntést hoznak versengő munkáltatók javára – akkor a time-to-hire csökkentésére érdemes koncentrálni.

Ha viszont az a tapasztalat, hogy a toborzás már azelőtt elcsúszik, hogy az első jelölt egyáltalán benyújtaná a CV-jét – a belső jóváhagyások lassúak, a pozícióleírások nehézkesen készülnek el, a hirdetések késve jelennek meg – akkor a time-to-fill optimalizálása hozhat áttörést.

Hogyan segít az IDBC a toborzási mutatók javításában?

A time-to-hire és a time-to-fill optimalizálása nem mindig oldható meg belső erőforrásokból – különösen akkor nem, ha a keresett pozíció specializált szaktudást igényel, vagy egyszerre több szerepkört kell gyorsan betölteni.

Az IDBC Group 11 éve támogatja a vállalatokat a tech és HR területén, és pontosan azokra a kihívásokra kínál megoldást, amelyek a fenti mutatókat a leginkább befolyásolják. A cég 40 000+ regisztrált álláskeresőből álló szakértői adatbázisa és 60+ specializált recruitment tanácsadója révén olyan jelöltkörbe enged betekintést, amelyet egy vállalat belső HR-csapata önállóan nehezen építhetne fel.

Az IDBC Talent portfólió – amely magában foglalja a munkaerő-közvetítést, az executive search-t, a toborzás teljes körű kiszervezését (RPO) és a piacfelmérést – lehetővé teszi, hogy a toborzási folyamat már az első lépéstől strukturáltan és gyorsan induljon el. Ez közvetlenül hat a time-to-fill értékére: az előkészítési és hirdetési fázis lerövidül, mert a keresés egy már meglévő, minősített jelöltbázisra támaszkodhat.

A time-to-hire javításában ugyanígy érdemi szerepe van a külső toborzási partnernek: a gyors reakcióidő, a párhuzamos szűrés és a tapasztalt tanácsadói háttér mind azt segítik, hogy a megfelelő jelölt mielőbb ajánlatot kapjon – mielőtt egy versenytárs megelőzne.

Ha szeretnéd feltérképezni, hogy vállalatod toborzási folyamatainak melyik pontján érdemes fejleszteni, az IDBC szakértői csapata személyre szabott megoldással tud segíteni – legyen szó egyedi pozíció betöltéséről, tömeges felvételről vagy a teljes recruitment folyamat átvételéről.