Personalbeschaffung von A bis Z

Wir fassen den Prozess zusammen, den Sie erwarten können, wenn wir mit Ihnen zusammenarbeiten, und geben Ihnen einige nützliche Tipps für einen reibungslosen Ablauf Ihres Einstellungsverfahrens. In der gegenwärtigen Arbeitsmarkt- und Wirtschaftslage muss das Management besonders schwierige Entscheidungen treffen, und bei der Entscheidung für eine Personalagentur sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Im Folgenden stellen wir den Prozess aus unserer Sicht dar, damit Sie sich vor den ersten Gesprächen ein genaues Bild von der künftigen Zusammenarbeit und den einzelnen Schritten der Bewerbersuche machen können.

Sie können auch unsere früheren Artikel lesen, um herauszufinden, was ab dem Moment geschieht, in dem Sie mit uns Kontakt aufnehmen, und wie wir Ihnen als Arbeitssuchendem helfen können.

Rekrutierung und interne Plattformen

Sobald wir uns mit dem Kunden über die Einzelheiten des Rekrutierungsauftrags geeinigt und die Stellenbeschreibung fertiggestellt haben, besteht der erste Schritt darin, die Stellenanzeige auf der IDBC-eigenen Karriereseite zu veröffentlichen.

In einem zweiten Schritt veröffentlichen wir sie auf unseren eigenen etablierten Social-Media-Kanälen in verschiedenen Formaten, so dass wir potenzielle Kandidaten sofort erreichen können.

Zunächst machen wir in der Regel auf LinkedIn auf die neue Gelegenheit aufmerksam, wo wir eine Grafik mit den wichtigsten Merkmalen, eine textliche Zusammenfassung der Stelle und einen Link zur vollständigen Beschreibung auf unserer Website einfügen.

Nach unseren eigenen Kanälen gehen wir dann zu den Stellenportalen über, wobei wir die Portale, auf denen wir die Stellenanzeige veröffentlichen, immer an die Art der Stelle anpassen. Im IT-Bereich ist zum Beispiel No Fluff Jobs der Standard, aber auch Profession zieht viele Besucher an.

Finden und Identifizieren der optimalen Kandidaten

Als Nächstes durchsuchen wir verschiedene interne und externe Datenbanken, um die optimalen Kandidaten für unsere Kunden auszuwählen und anzusprechen.

Alle Kandidaten, die uns jemals besucht haben, sind in einer gepflegten Datenbank mit entsprechend gekennzeichneten Profilen und Kompetenzen verfügbar.

Wir beginnen die Suche mit einem Tool der künstlichen Intelligenz (Zia), das bei der Durchführung der Suche das gesamte Kandidatenprofil analysiert und die Kandidaten auflistet, die in der ersten Runde aufgrund ihrer Relevanz für die Stelle optimal erscheinen.

Wir suchen auch online, und LinkedIn ist unser wichtigstes Instrument – auch dort führen wir Suchen durch. Um die Suche zu optimieren, verwenden wir „Boolean-Builder“-Hilfsprogramme, um komplexe Aussagen auf der Grundlage der Stellenparameter zu erstellen. Wir verwenden diese Booleschen Parameter in unserer eigenen Datenbank und auf externen Plattformen für die Stellensuche.

Darüber hinaus suchen unsere Recruiter auch in verschiedenen Fachforen und Social-Media-Gruppen nach geeigneten Kandidaten. GitHub, Stack Overflow, Reddit und Facebook-Gruppen werden von uns ebenfalls durchsucht und nachgefragt. In einer konkurrierenden Position ist es ein harter Kampf um einen guten Kandidaten, manchmal führen diese Suchen an „versteckteren“ Orten zur besten Lösung.

Kontaktaufnahme

Nach einer erfolgreichen Suche führen wir in der Regel ein kurzes Telefongespräch mit dem Kandidaten, um die Möglichkeiten zu besprechen. Wir stellen den Kunden und die beteiligten Dienstleistungen vor. In dieser Phase können wir den Lebenslauf des Bewerbers einsehen, aber wir fragen ihn auch, was genau er sucht, und prüfen seine Erfahrung, um zu sehen, für welche Bereiche er offen ist.

Eine schriftliche Anfrage ist zwar viel zeitaufwändiger als ein Telefonanruf, aber in Ermangelung einer Telefonnummer unvermeidlich. Glücklicherweise gibt es moderne Hilfsmittel, um auch diese Phase effizienter zu gestalten.

Neben der Kontaktaufnahme über LinkedIn nutzen wir das Tool HireEZ, um optimierte Nachrichtensequenzen einzurichten, damit die Kandidaten in bestimmten Abständen automatisch erneut kontaktiert werden. Das wird oft sehr geschätzt, denn eine kleine Erinnerung kann sehr viel bewirken. Sie entscheidet oft darüber, ob der Kandidat sich die Zeit nimmt, auf unsere Anfrage zu antworten oder nicht. Derzeit liegt die Antwortquote bei unseren E-Mail-Kontakten bei etwa 20 bis 25 %, was für dieses Genre eine gute Quote ist.

Wenn sich ein aktiver Arbeitssuchender bei uns meldet, haben wir nicht immer sofort eine passende Stelle für ihn. Glücklicherweise können wir ihnen oft sofort etwas anbieten, aber wenn es keine sofortige Möglichkeit gibt, wird der Kandidat in unser internes System eingegeben, wo wir sein Profil mit verschiedenen Tags und Markierungen speichern. Auf diese Weise wird er vom System erfasst, wenn wir das nächste Mal nach einer für ihn relevanten Stelle suchen.

Vorstellungsgespräch

Während des Telefoninterviews organisieren wir normalerweise ein Vorstellungsgespräch. Dieses findet in der Regel online statt und dauert eine halbe Stunde.

Wenn wir den Bewerber wegen einer bestimmten Stelle angerufen haben, konzentriert sich das Gespräch auf die Stelle und die Erfahrung des Bewerbers. Wenn er sich bei uns beworben hat, besprechen wir die Erfahrungen und Bedürfnisse des Bewerbers und fragen ihn nach seiner Meinung zu den ersten Stellenangeboten, die ihm geeignet erscheinen.

Während des gesamten Prozesses konzentrieren wir uns darauf, ein hohes Maß an Erfahrung der Kandidaten zu gewährleisten. Ab einem bestimmten beruflichen Niveau ist es besonders wichtig, dass die von uns angesprochenen Fachleute diese Phase als eine aufregende und interessante Erfahrung erleben.

Wir setzen unser Fachwissen ein, um die berufliche Herausforderung zu finden, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, damit wir in Ihrem Interesse handeln können. Wir bauen eine freundschaftliche und dauerhafte Beziehung auf, der Ton und das Hauptmerkmal des Gesprächsprozesses sind Aufmerksamkeit, Offenheit und eine dienstleistende Haltung – Kundenorientierung ist in unserer Bewerberkommunikation ebenso grundlegend wie gegenüber den Vertretern der Unternehmen, die Experten suchen.

Damit wollen wir uns bewusst von der „Schleifer“-Attitüde absetzen, die Bewerbern (vor allem besonders gefragten Kandidaten) im Alltag oft begegnet. Wir bieten eine andere Art von Dienstleistung an, die komplexer und wertorientierter ist, und wir bemühen uns, dies vom ersten Moment an deutlich zu machen.

Das mag viel Arbeit und Aufwand bedeuten: Das ist grundsätzlich richtig, aber es zahlt sich aus, denn es erhöht die Chancen, dass der Kandidat die richtige Wahl trifft, eher langfristig im Unternehmen bleibt und das Unternehmen, das uns einstellt, den höchsten Wert erhält (eine Win-Win-Win-Situation für alle drei Beteiligten).

Wie man sich bewirbt

Das IDBC vermittelt im Idealfall drei Kandidaten für eine offene Stelle innerhalb einer Woche.

Wenn es uns gelungen ist, das Interesse eines Bewerbers für eine Stelle zu wecken, benachrichtigen wir den Kunden und senden ihm die Akte des Bewerbers zu.

An diesem Punkt können wir durch das Management des Kandidaten beiden Parteien eine wichtige Hilfestellung geben. Einerseits stellen wir das Profil so dar, dass es den Erwartungen an die Stelle entspricht. Wir erstellen einen Auszug aus dem Lebenslauf, d. h. wir stellen Material zusammen, das in Form und Praxis optimal für die Bewerbung ist.

Dies entlastet den Bewerber von der Aufgabe, einen guten Lebenslauf zu schreiben, und hilft dem Unternehmen, indem es das präsentiert, was wirklich relevant ist. Für jede Stelle erstellen wir einen etwas anderen Lebenslauf, wobei wir uns immer auf die Kompetenzen und Erfahrungen konzentrieren, die zu der Stelle passen.

Wenn der Kunde den Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einlädt, bereiten wir ihn auf der Grundlage dessen vor, was wir von Ihnen über den Auswahlprozess erfahren haben. Wir teilen dem Bewerber die grundlegenden technischen Informationen mit (wie viele Runden es geben wird, was die Aufgaben sind usw.) und die Hintergrundinformationen, die wir über das Unternehmen haben, z. B. Kultur, Auswahlprioritäten.

Tipps für eine erfolgreiche Rekrutierung

Die obigen Ausführungen fassen das Wesentliche der IDBC-Methodik zusammen. Natürlich kann der künftige Arbeitgeber selbst viel dazu beitragen, die besten Mitarbeiter zu gewinnen. Hier sind ein paar Ideen, die wir Ihnen empfehlen:

Das typischste Problem mit Kunden ist nach unseren Beobachtungen die Verzögerung der Antwort. Wir betonen, dass die Unternehmen alles in ihrer Macht Stehende tun sollten, um diesen Prozess zu beschleunigen, denn es ist äußerst frustrierend, aber auch sehr häufig, dass der sehr kostspielige, mehrere Runden und Akteure umfassende Rekrutierungsprozess ins Stocken gerät, weil andere den Kandidaten während des Wartens begraben haben.

Generell fordern und empfehlen wir eine maximale Reaktionszeit von zwei Tagen für jede Phase, sowohl für die Übersendung des Profils als auch für das Briefing nach dem Vorstellungsgespräch über den nächsten Schritt.

Ein weiterer Vorschlag für alle Unternehmen besteht darin, mit der weit verbreiteten Praxis zu brechen, Bewerber auch dann zu akzeptieren, wenn sie bereits in ihrer Datenbank enthalten sind. In vielen Fällen wären sie relevant, aber sie haben sie einfach übersehen oder sie sind aus irgendeinem Grund im internen Screening-Prozess nicht aufgetaucht, obwohl wir sie für gut halten.

In solchen Fällen möchte das Unternehmen nicht, dass die Agentur jemanden kontaktiert, den sie bereits kennt. Natürlich kann das Unternehmen den Prozess intern fortsetzen und die Person kontaktieren – in diesem Fall besteht unsere Aufgabe lediglich darin, sie darauf aufmerksam zu machen. Das kann auch ein wichtiger Vorteil sein, vor allem wenn Sie dann eingestellt werden.

Es ist für alle Beteiligten eine Zeitverschwendung, wenn das Unternehmen dem Kandidaten ganz am Ende des Prozesses ein Gehalt anbietet, das unter dem kommunizierten Gehaltsrahmen liegt. Dies führt auch zu einem Vertrauensbruch, denn der Kandidat wäre gar nicht erst dabei, wenn es sich um den ursprünglich genannten Betrag gehandelt hätte. Deshalb betonen wir sowohl bei unseren Kunden als auch bei den Stellensuchenden die Bedeutung realistischer Gehaltsspannen.

Wie Sie aus der Zusammenfassung am Anfang dieses Artikels ersehen können, umfasst der Identifizierungsprozess viele Phasen, wir verwenden fortschrittliche digitale Tools, wir arbeiten in Teams – aber manchmal reicht das nicht aus. Da unsere Methodik erprobt ist, kann ein vollständiges oder teilweises Scheitern der Suche auch darauf hindeuten, dass die Formulierung und die Details der Stelle verbesserungswürdig sind. Es sollte etwas geändert werden, weil die Ausschreibung in ihrer jetzigen Form nicht attraktiv genug ist. Natürlich kann eine Erhöhung des mit der Stelle verbundenen Gehalts oft helfen, während in anderen Fällen Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und Büropräsenz der entscheidende Faktor ist.

Eine andere Lösung kann darin bestehen, dass das Unternehmen versucht, die Stelle besser auf die aktuellen Karriereziele des optimalen Bewerbers abzustimmen. Fachleute knüpfen den Vertrag manchmal an Bedingungen, z. B. an die Möglichkeit einer beruflichen Weiterbildung oder Beförderung.

Wir haben vor kurzem eine dreiteilige Serie darüber veröffentlicht, was Unternehmen tun können, um im IT-Bereich erfolgreich zu rekrutieren. Der erste Teil befasst sich mit der Identifizierung, der zweite Teil mit der Einstellung und der dritte Teil mit der Frage, was nötig ist, um einen neuen Mitarbeiter langfristig im Unternehmen zu halten. Wenn Ihnen der Artikel gefallen hat, teilen Sie ihn bitte mit anderen und abonnieren Sie den IDBC-Newsletter, damit Sie die neuesten Trends, Updates und Ratschläge zur Personalbeschaffung nicht verpassen.